Generische E-Mail-Adressen
Für kleine Unternehmen (ein-Personen) reicht meist ein Zugang über eine zentrale Adresse aus (wie z. B. [email protected] oder [email protected]). Accounts für eine "Privatperson" können standardmäßig nur eine E-Mail-Adresse hinterlegen, für Businesskunden-Accounts ist die Erstellung mehrerer Benutzer möglich.
Name-based E-Mail-Adressen
Bei größeren Firmen wiederum steigt auch meist die Anzahl derjeniger, die einen Zugang zu unserer Kundenzone benötigen. Hier bietet sich demnach die Anlage mehrerer Benutzer mit name-based E-Mail-Adressen an (wie z. B. [email protected] oder [email protected]). Bitte beachten Sie nachfolgend einige Vorteile dieser Variante gegenüber einer generischen Login-Adresse:
Rechteverwaltung: Die Rechte der einzelnen Benutzer können systemweit eingeschränkt werden. Der Buchhaltungs-Mitarbeiter soll meist keine technischen Änderungen vornehmen können, und der Techniker soll keinen Zugriff auf Rechnungen haben.
Nachverfolgbarkeit: Falls möglich, empfehlen wir, keine generischen E-Mail-Adressen zu verwenden, wenn mehrere Personen Zugriff zur Kundenzone haben oder künftig haben könnten.
Eine persönliche, name-based Login-Adresse hat den Vorteil, dass Änderungen in der Kundenzone eindeutig einer Person zugeordnet werden können.
Für alle Produkte existiert ein Änderungsverlauf, in dem auch der Benutzername der Person angezeigt wird, die die Änderung vorgenommen hat.
Supportberechtigung: Benutzer mit Supportberechtigung können auch Supportanfragen an unsere E-Mail-Adresse [email protected] senden oder Tickets über die Kundenzone öffnen. So können wir ein etwaiges Problem schnell und einfach dem korrekten Kundenaccount zuordnen oder Auskünfte geben.
Authentifizierung: Jeder name-based Benutzer kann selbst seine bevorzugte 2-Faktor-Methode wählen (SMS, TOTP, E-Mail). Bei generischen Postfächern ist meist nur E-Mail als 2FA praktikabel – dabei müssen aber alle Benutzer Zugang zum Postfach haben. Zudem können wir nicht verhindern, dass ein einzelner Nutzer die 2FA auf sein eigenes Gerät ändert (z.B. SMS oder TOTP), wodurch andere keinen Zugang mehr haben.
Bitte beachten Sie, dass die Änderung der 2-Faktor-Methode bei einem gemeinsamen Account zu Problemen führen kann, wenn nicht jeder zu dieser Methode Zugriff hat (z.B. TOTP App am Smartphone).
Niedrigeres Risiko: Wird ein generisches Postfach gehackt, hat der Angreifer potenziell Zugang zu allen verbundenen Diensten - und es fällt später schwer, die Quelle zu identifizieren. Es besteht bei generischen Postfächern außerdem das Risiko, dass ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugriff haben. Jeder Mitarbeiter mit Zugriff kann das Passwort ändern und somit allen anderen den Zugriff entziehen. Dies kann durch eine name-based Login-Adresse verhindert werden.
Klare Kommunikation: Wartungsmeldungen, Sicherheitswarnungen oder Bestätigungen gehen an das richtige Postfach. Bei einem generischen Postfach landet alles im gleichen Ordner - hier kann die Gefahr bestehen, dass bestimmte Mitarbeiter nicht informiert werden.